Ciclo PDCA na abordagem dos principais protocolos para o retorno seguro ao ambiente de trabalho

O ano de 2020 será indiscutivelmente um ano marco em nossas vidas, onde o mundo parou e tudo mudou!  
 
É fato que a surpresa que esta pandemia nos trouxe, foi algo que de uma certa forma, nos desestruturou e fez-nos repensar sobre tudo e sobre todas as coisas.


Se falando do mundo empresarial, uma das primeiras medidas que a grande maioria das empresas tomaram, foi distribuir as tarefas de forma que as atividades não parassem e as entregas continuassem a serem feitas. Dentre essas distribuições, veio o trabalho em caráter Home Office (para as atividades onde houve possibilidade), e com ele o estigma de que poderia não ser viável, pois era passivo de problemas com a segurança da informação, o não comprometimento da equipe, a morosidade das entregas e a dificuldade de adaptação a novo modelo de trabalho.
 
Muito bem, ao contrário de todo esse estigma, hoje muito se comenta quanto ao sucesso que muitas empresas tiveram com o trabalho em caráter Home Office e naturalmente aprendemos muitas coisas com esta experiência, no que tange, compromisso, desafio, reinvenção, disciplina e o distanciamento por si só.
 
Evidência disso é que estudos da Cushman&Wakefield (Empresa de Serviços imobiliários Comerciais) apontam que 40,2% das empresas que não adotavam essa modalidade, passarão a adotar de forma definitiva quando da retomada à normalidade. Isso quer dizer que 59,8% por algum motivo específico, modelo de negócio ou talvez pela própria natureza da empresa, não adotarão o Home Office como opção, e é aqui que começamos a pensar em alguns pontos relevantes, no que diz respeito aos protocolos que deveremos seguir quando do retorno ao ambiente de trabalho (escritório/agência).
 
Então, quais são os principais protocolos a serem seguidos no retorno ao ambiente de trabalho? Como poderemos honrar esses protocolos de forma organizada e segura?
Queremos lembra-los que não existe um padrão preestabelecido para a retomada, no entanto, sugere-se alguns sequenciamentos ou etapas para que esse retorno aos escritórios seja feito de forma planejada, organizada e sobretudo, segura.
Assim queremos apresentar uma alternativa que poderá trazer resultados significativos e positivos para esse propósito de retomada e essa alternativa é a ferramenta de gestão muito utilizada por grandes empresas, conhecida como Ciclo PDCA (Plan - Planejar, Do - Fazer, Check- Checar, Act - Agir)
Traremos a seguir uma visualização sintetizada de como ficaria essa retomada dentro do ciclo PDCA:
 
 (Plan) - Planejar
 
Num momento onde tudo ainda parece incerto, é necessário fazermos uma análise cuidadosa, pensando em todas as alternativas possíveis que poderão ser adotadas para que o retorno ao ambiente de trabalho seja feito de forma objetiva e segura. Por exemplo:
- Acompanhar e entender as fases da pandemia;
- Analisar os riscos envolvidos;
- Avaliar o envolvimento dos funcionários nesse propósito;
- Definir uma nova capacidade de trabalho;
- Identificar e estabelecer as prioridades, bem como avaliar novos prazos de entregas;
- Considerar condições de trabalho remoto por mais tempo, ou mesmo o revezamento entre equipes;
- Implementar mudanças operacionais;
- Redefinir critérios de comportamento no ambiente de trabalho;
- Pensarmos em como seus colaboradores estão diante deste cenário, principalmente se algum deles faz parte do grupo de risco;
- Considerarmos àqueles que se adaptaram bem com o Home Office como alternativa para melhor distribuição do espaço de trabalho.
 - Verificarmos como nossos processos estarão distribuídos, de forma que a engrenagem das nossas entregas continue rodando;
- Analisarmos o cenário político de cada região.
- Repaginar a estrutura do escritório;
 
Feita a análise do cenário, teremos que planejar como será o retorno, e daí precisaremos ampliar nosso conhecimento em caráter de logística, layout, material, tempo, custo, entre outros fatores.
 
Com base nas informações acima, algumas perguntas terão que ser consideradas com muito cuidado, por exemplo: Como poderemos adaptar nossos espaços de trabalho de forma que essa prática seja honrada utilizando os próprios recursos existentes? Teremos o espaço necessário para comportar toda a força de trabalho que anteriormente tínhamos? Como a minha força de trabalho se adaptará a esse novo modelo? Tenho recurso físico, estrutural e financeiro para que isso se torne possível? Quem serão os responsáveis para cada etapa desse processo? Qual o prazo vou estabelecer para cada etapa? Entre outras.
 
(Do) - Fazer
 
Segundo Muge Cevik, médico especialista em doenças infecciosas e virologia da Faculdade de Medicina da Universidade de Saint Andrews, na Escócia: “Qualquer conversa cara a cara de 15 minutos entre pessoas que estão a um metro e meio de distância constitui um contato próximo”, disse em entrevista ao NYT. (https://www.infomoney.com.br/)
Já Cushman & Wakefield gerou um manual de boas práticas, e nesse contexto, um dos modelos que estão sendo testados na China é o ‘Six Feet’, que tem a equivalência de 1,8 metros de distância. Além disso, a recomendação é que cada profissional tenha em média entre 7m² a 8m² de espaço individual.
 
Segundo a Fiesp (Federação das Indústrias do Estado de são Paulo) a recomendação é limitar o acesso a espaços de uso comuns nas empresas, como as salas de reuniões, as lanchonetes, as copas, os refeitórios, entre outros ambientes de uso comum.
 
No que tange a limpeza, não poderá haver economia daqui para a frente, pois tudo precisará ser limpo constantemente, como botões do elevador, teclados, mouses, banheiros, mesas, cadeiras, higienização dos sapatos e assim por diante.
 
Nas mesas, serão desestimulados o uso de porta-retratos, enfeites, porta papel, porta lápis/caneta. A sugestão é que tenham tudo guardado em gavetas e que a revisitação de limpeza seja feita com frequência.
 
A consultoria Cushman&Wakefield acrescenta que instalar divisórias de vidro ou placas de acrílico entre estações de trabalho, nas recepções e expedições também é uma boa maneira de manter o distanciamento.
 
Assim, feitas todas considerações na etapa do planejamento, é hora de amarra-las com as ponderações, as exigências e decretos da saúde.
  
(Check) - Checar
 
É fato que por desconhecermos esse novo cenário nos escritórios, provavelmente poderemos cometer alguns erros na implantação desse novo modelo. Porém, poderemos minimizar bastante essa possibilidade por:
 
- Validar junto à equipe se todas as ações tomadas foram eficazes;
- Fazer o comparativo se o que foi planejado, foi realizado;
- Se atentar se os prazos preestabelecidos foram honrados;
- Atentar como está sendo o comportamento humano na adaptação a esse novo modelo;
- Analisar qual o ganho que terão em manter esse modelo, além dos benefícios da saúde.
 
 (Act) – Agir/Corrigir
 
Uma vez analisada as três etapas anteriores, é hora de reavaliar todas essas etapas, corrigir os erros cometidos, ver onde pode haver melhoria e trazer continuidade no pensamento seguro de saúde no ambiente de trabalho, independentemente do cenário atual, pois ao seguir esses protocolos, muitas outras doenças poderão ser evitadas.
 
Está preocupado de como organizar seu retorno ao escritório? Gostou do tema abordado? Tem interesse de entender melhor como funciona o ciclo PDCA conosco?
 
Agende gratuitamente uma reunião conosco e traremos algumas soluções que irão lhe ajudar!

Alan Olliviehr, 06.JULHO.2020 | Postado em Gestão


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